Caseware-teamet
Organiseringen af dine digitale filer kan have stor betydning for din regnskabsvirksomhed. Dit team, dine kunder og tilsynsmyndigheder skal alle nemt kunne finde og få adgang til de dokumenter, de har brug for. Hvis dine medarbejdere ikke er i stand til at finde dokumenterne, vil det forsinke dit workflow. Hvis dine kunder ikke kan gøre det, vil de sandsynligvis lede efter et andet revisionsfirma. Og hvis myndighederne ikke kan det, kan du blive straffet hårdt.
Dokumentorganisering var en ting i papirarkivernes tid. I dag skal næsten alle vigtige regnskabsfiler være digitale, og da data hurtigt spredes, er der flere filer end nogensinde at administrere. Derfor kan et dokumenthåndteringssystem som Caseware Cloud være en livredder for dit revisionsfirma.
Skiftet fra papir til papirløse filer
Der er ingen tvivl om, at regnskabsverdenen er blevet mere og mere digitaliseret i løbet af de seneste år. Mange firmaer har allerede flyttet alle de papirfiler, de arbejder med, over i et digitalt system (det vil sige et regnskabssystem) og accepterer kun digitale filer fra nu af – og det er der gode grunde til.
En af grundene er, at det er meget nemmere at strømline dokumenthåndteringen. I stedet for at gennemsøge hylder og kasser fulde af papirarkiver for at finde det helt rigtige dokument, kan du blot gå til din server eller database og søge efter relevante ord eller udtryk, indtil dokumentet dukker op. Det sparer dit team for tid, så de kan fokusere på vigtigere opgaver.
Papirløs dokumenthåndtering kan også spare penge, fordi du ikke behøver at investere så meget i printerpapir eller udstyr. Når din papirløse dokumenthåndtering er gemt i skyen, sparer du penge, fordi dit team kan få adgang til filer, hvor som helst og når som helst. Dit kontor kan være helt fjernt eller hybridt, og du vil have meget mindre behov for computer- og skrivebordsudstyr i lokalerne.
Sådan hjælper Caseware Cloud
Caseware Cloud tilbyder dokumenthåndteringsløsninger, der lagres i skyen i stedet for på en lokal computer eller server. Det kan give en række fordele for effektiviteten af din dokumenthåndtering.
Her er blot nogle få måder, hvorpå Caseware Cloud kan hjælpe dit revisionsfirma:
Centraliseret datalagring
Den første fordel ved Caseware Cloud, som mange brugere nævner, er muligheden for at have alle deres relevante filer på ét centralt sted. Det er lettere for kunder og tilsynsmyndigheder at få adgang til og lettere for medarbejderne at finde og arbejde med. I en centraliseret database kan du nemt søge efter et ord eller begreb, der indgår i det dokument, du har brug for, og finde det, du leder efter.
Caseware tilbyder også arkiverings- og backup-funktioner, der kan hjælpe med at sikre, at du aldrig mister de filer, du har brug for. I stedet for at slette filer kan du arkivere dem, så de kan gendannes, hvis du har brug for det. Takket være de automatiske gem-funktioner og sikkerhedskopier, der følger med avanceret cloud-software, behøver du ikke at bekymre dig om at miste dit arbejde på grund af et computernedbrud.
Enkel navigation
Caseware Cloud lægger vægt på brugeroplevelsen og tilbyder enkel og brugervenlig navigation til at strømline dit arbejde. Kunder kan nemt få adgang til deres sikre kundeportaler, og dit team kan gennemse menuer, funktioner og opgavelister, som alle er tydeligt markeret, så de kan arbejde mere effektivt. Det reducerer den spildtid, der bruges på at søge eller vænne sig til ny, kompliceret software.
Denne klare, enkle navigation er en anden måde at eliminere fejlplacerede filer på. Ofte går filer ikke tabt, fordi de bliver slettet, men fordi revisionsfirmaet ikke ved, hvordan de skal finde dem blandt alle deres andre filer. At kunne søge hurtigt og navigere uden forvirring reducerer denne risiko betydeligt.
Reduceret frustration fra teamet
Udbrændthed i bogholderiet ramte hårdt i kølvandet på COVID-19-pandemien, og forældede systemer (såvel som store arbejdsbyrder) bidrager kun til denne udbrændthed. Ved at gøre processen med dokumenthåndtering mere effektiv sparer du dit team for tid og frustration. De kan så fokusere på de vigtige dele af deres arbejde i stedet for at blive udbrændte af kedeligt arbejde.
Øget kundetilfredshed
Når dit team er i stand til at arbejde mere effektivt, er dit output stærkere. Kunderne mærker forskellen i den højere servicekvalitet, der kommer, når dine medarbejdere føler sig tilfredse og arbejder effektivt. Hvis dine kunder er tilfredse med det arbejde, de modtager fra dit firma, er der større sandsynlighed for, at de kommer tilbage eller anbefaler dig til andre.
Desuden giver kundeportalen kunderne en stærkere følelse af kommunikation og tillid til dit revisionsfirma. Via portalen kan de nemt gennemgå deres egne dokumenter, tilføje dokumenter og samarbejde med dit team.
Sikkerhed i topklasse
Styring af regnskabsdokumenter handler om mere end organisering. Det er også vigtigt – især i en tid med digitale filer – at sørge for, at de dokumenter, der indeholder følsomme økonomiske oplysninger, er sikre. Det er en udbredt misforståelse, at fordi cloud-software gemmer dine dokumenter "i skyen", er de mindre sikre, og at alle kan få adgang til dem.
Sandheden er, at mange typer cloud-software, herunder Caseware Cloud, bruger kryptering til at beskytte følsomme dokumenter. Indholdet af dine filer vil være krypteret, hvis uautoriserede brugere forsøger at få adgang til dem. Så selv om nogen hacker sig ind i din dokumentdatabase, vil de ikke kunne læse dine filer.
