Hvorfor revisorer bevæger sig væk fra e-mail i arbejdet med kunder

Caseware-teamet

E-mail blev tidligere betragtet som et revolutionerende kommunikationsmiddel. Det var enormt hurtigt sammenlignet med andre måder at kommunikere på. Det virkede som et slags universalmiddel til samarbejde med kunder. Men i dag findes der meget bedre og mere sikre muligheder. Så hvorfor holde fast i gamle vaner? Denne artikel beskriver flere grunde til, at det ville være bedre for revisorer at sige farvel til kommunikation via e-mail.

Udviklingen af e-mail
E-mailen brød de geografiske grænser i 1990'erne og repræsenterede den stigende digitalisering. Det blev betragtet som en sikker kommunikationsform, og for revisorer blev det hurtigt den mest effektive måde at nå ud til kunderne på sammenlignet med traditionelle metoder som post eller personlig levering. I dag er e-mail blot en af mange digitale kommunikationsformer. I dag har vi også ‘instant messaging’, kommunikation i apps og online video chats. At sende fortrolige e-mails til kunder betragtes ikke længere som ideelt og bestemt ikke som den mest effektive kommunikationsmetode. Engang var email uvurderlig, men nu ses den ofte som forældet og usikker.

Selvom e-mail var en effektiv og billig kommunikationsmetode i mange år, opfattes den i dag nogle gange som problematisk i kundeinteraktioner. På trods af konstante udfordringer forblev e-mail normen i lang tid, simpelthen fordi der ikke var bedre alternativer til rådighed. Med fremkomsten af andre kommunikationsmuligheder bliver omfanget af e-mailens mangler mere og mere tydeligt. Det er på tide at skifte til mere moderne løsninger, der bedre opfylder kravene til moderne virksomhedskommunikation.

Sikkerhed
Næsten alle kender nogen, der er blevet offer for et e-mail-hack. Det er enormt irriterende, når det sker for dig, og især når din indbakke indeholder følsomme oplysninger. Disse situationer opstår desværre, og det skyldes, at e-mail simpelthen ikke er sikker nok. E-mails er for det meste ikke krypterede, hvilket giver hackere mulighed for at få adgang til beskeder og endda sende følsomme oplysninger, når de først har fundet ud af adgangskoden. Desuden er det desværre almindeligt at sende ’phishing’ og virus via e-mail. I den moderne regnskabsverden er digital sikkerhed uundværlig. Hvis du vil have en virkelig sikker form for samarbejde med dine kunder, er en krypteret meddelelsesform i appen den bedste løsning.

Deling og organisering
Når man deler filer via e-mail, mister man nogle gange noget. I hvilken mappe lå denne e-mail nu? Eller under en større oprydning viser det sig, at den ene e-mail alligevel er blevet slettet. Og så er der de velkendte spamfiltere der er designet til at holde uønskede e-mails ude af din indbakke, men desværre går det også jævnligt galt. Cloud-baserede platforme som Caseware Cloud tilbyder organiseret, centraliseret kommunikation, hvor intet går tabt.

Data og analyse
Effektiv kundekommunikation genererer regelmæssigt værdifulde data og analyser. At miste disse oplysninger i en overflod af e-mails kan ikke kun være frustrerende, men kan også forsinke processen og resultere i et mindre end optimalt forhold til kunden. En struktureret og organiseret løsning kan være til stor gavn for både revisorer og kunder.

Effektivitet
Søgning i e-mails distraherer fra andet arbejde og tager tid. Især når vedhæftede filer skal gennemgås, og den relevante e-mail går tabt blandt alle de andre beskeder. Desuden kan de fleste e-mailservere kun rumme et begrænset antal e-mails, så vigtige beskeder må slettes for at give plads til nye. Cloud-appen PBC-listen giver et centralt sted, hvor det er muligt at holde styr på al kommunikation med kunderne på ét sted, inklusive alle vigtige dokumenter.

Samarbejde via e-mail er unødvendigt
Selvom e-mail har spillet en vigtig rolle i revisions- og klientsamarbejdets historie, har mere effektive muligheder nu ganske enkelt gjort den forældet. Casewares PBC-liste er et alternativ til at bruge Excel-regneark, Google-ark, Microsoft Word-dokument eller traditionel e-mail. Ved at skifte til det dynamiske PBC-liste-værktøj vil du opleve store effektivitetsgevinster og øget kundetilfredshed.